2026年8月4日
關於事務所的轉型
一開始，我是看到有同業享他們事務所的自動化流程，當下非常心動。
那個介面看起來跟Excel很像，又有多種篩選功能。
當時我想，對於我們這種常跟各種不同形狀Excel交手的人來說，應該是輕而易舉吧(？)
抱著興致勃勃的心情，我註冊了Ragic的基本帳號，
想說先用滿3張免費表單的額度再來決定要不要買專業版。
然而，花了好幾天看官方教學的影片，試著做出來的成果跟想像中有段蠻大的差距。
Ragic有定期直播解惑，卻發現連提問都問不出來。
再加上還有本業要忙，就暫時擱置了。
直到收到Ragic的「未登入提醒」，才驚覺這件事又過了一個月，
連起步都還沒開始，就默默胎死腹中了。
後來，我在同業群組看到分享：
「Ragic加上第三方串接，可以LINE一鍵發送帳單、方便核對、還能線上繳稅！」
這句話，再次燃起了我的決心。
但這一次，我決定要使用魔法小卡。
我直接發信詢問Ragic官方有沒有推薦的合作夥伴，同時也在網路上尋找熟悉自動化流與AI工具的工程師。
最後約了3位工程師各自面談。
面談前，我先請AI幫我整理了一份「事務所自動化流程需求清單」，
用這份清單去聽工程師的想法與報價。
幸運的是，3位裡剛好有1位具備導入會計師事務所的實務經驗，就成為我的首選。
在確認需求與報價彼此都能接受後，我們在1月底進行線上面談，2月實體拜訪確認硬體狀態(這件事很重要)，正式開啟了進行導入。
因為這件事我想了很久，所以在平時日常作業中，持續觀察並思考「哪些重複性事情佔用了我們最多的時間」，所以優先順序很快就排出來了。
同時，也思考日後的維護，因此也請工程師將日後的基礎維護教學，提供給我。
我們第一階段的核心目標非常明確
1.官方LINE外部通知
2.營業稅自動發帳單
3.Ragic資料庫基礎設計
整個2月的時程推進得非常不可思議
第一週：快速提供工程師所需的各式表格與原始資料。
第二週：工程師建立資料庫表單並完成串接、發送連結邀請客戶加入官方LINE、後台設定關聯，並完成Ragic與LINE的功能測試。
原本預估一個月的時間，在10到14天內就完成了，在過年前完成了80%的範圍。
在3月份營業稅申報前，系統上線測試！
後續邊做邊思考，還有哪些能夠加速流程的事情，
又增加第4、5項功能：「線上繳稅、列印繳稅證明並自動歸檔」。
光是發帳單、線上繳稅及歸檔這幾件事，就大幅縮短了流程。
今年報稅期，我們的「煩躁度」大大降低了許多。
其實在決定導入時，我們是抱著「這筆預算可能會變成沉沒成本」的心態。
在數位化與AI協作的路上，很多時候都在閉門造車測試階段。
但不試看看，你永遠不知道會發生什麼事。
如果這筆預算還在可以「丟下池塘」的範圍內，
那就試試看吧，失敗了至少也是一次經驗。
願意嘗試自動化的人都知道需要預算，
但最難的往往不是預算，而是「人和」。
要如何找到一個對頻、遇到問題回覆效率好、又懂痛點的工程師？
在這一點，我只能說我們很幸運。
目前我覺得最需要「改進」的地方，
大概是到了週末或深夜11點，工程師還興奮地在跟我討論需求、研究怎麼改善系統。
我真心希望工程師可以活久一點，工作與生活還是要平衡啊！
有了AI的協作，大家好像都不睡覺了。
但我想，擁有AI應該是為了讓生活更平衡，而不是讓我們被AI追著跑。
總結導入後覺得最有感的3個點：
1.發帳單、客戶通知流暢→好用
2.整理繳稅清單一目了然→好用
3.線上繳稅與自動歸檔→好用
ー後續更新ー
數位轉型的第三次營業稅申報，又往前推進了一小步。
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這一期，工程師又開發了一個新功能。
它可以自動抓取電子發票檔、PDF，也能檢查空白發票有沒有漏上傳。
這些很多資訊公司都有類似功能。
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真正讓我驚訝的是後面這個功能。
系統可以自動比對「這次」和「上次」抓取的資料差異。
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例如：
第一次抓到100筆發票，
申報截止前再重抓一次，變成102筆。
系統就會直接提醒你：「有差異，要確認。」
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不管是進項、銷項，還是折讓單，都能快速比對。
先讓系統把異常找出來，再由我們判斷該怎麼處理，
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把真正需要專業判斷的事情留給人，而不是花時間一筆一筆找不同。
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我看到這個功能時真的覺得很驚艷。
因為它等於多了一道最後防線，可以降低銷項漏報的風險。
（如果你看到這裡有點心動，大概代表你也曾經有過漏發票的 PTSD 😂）
其實，我們和工程師每一期都在反覆討論需求、測試、修正，再重新上線。
每次都只是多一個小功能，像是工作流程加了 +1 分。
但一路累積下來，整體工作效率真的提升非常有感，體感大概有 30% 左右。
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這一期也有客戶跟我們分享，他很喜歡現在的配合方式。
申報書都會留存在 LINE 對話裡，需要時自己就能下載，不用再到處找檔案。
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更有趣的是，新的工具上線後，
同仁反而開始想到很多以前沒想過的應用情境。
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有點像是，
沒有工具之前，不知道可以怎麼做；
有了工具之後，反而會開始思考，還能把哪些事情做得更好。
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我覺得，數位轉型真正的價值，不只是省時間。
而是把時間，留給真正需要專業判斷的地方。